Työympäristöjohtaminen
Työympäristöjohtamisen päätavoitteena on tukea organisaation ydintoimintaa ja sen kehittymistä. Työympäristöjohtamista tukee tiedolla johtaminen, jota on työympäristöstä kerätyn ja analysoidun tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa. Asiantuntijavetoinen työympäristömuutos on aina yhteistyötä ja osallistavaa kehittämistä. Sekä johdon että henkilöstön sitouttaminen on onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää.
Työympäristön uudistaminen tiedolla johtamisen prosessilla
Kun yrityksen toimintaan ja tiloihin toivotaan muutoksia, on asiantuntijoiden laaja-alainen näkemys usein tarpeen. Tulevaisuutta on mahdoton aukottomasti ennustaa, mutta kartoittamalla olemassa olevat työntekemisen tavat ja niiden haasteet sekä yhdistämällä kerätty tieto yrityksen tavoitteisiin, täsmentyy muutostarpeen laajuus ja suunta. Näin voidaan perustellusti määritellä ne muutoksen avaimet, joilla saavutetaan sekä toimivat fyysiset tilat että digitaalisen ja sosiaalisen työympäristön tavoitteet.
Toimitilojen käytön sekä niiden tarpeiden muuttuessa myös datan kerääminen ja sen analytiikka on vahvassa nousussa jatkuvan työympäristöjohtamisen työkalupakissa. Tiloista ja niiden käytöstä halutaan saada jatkuvaa tietoa, jotta tilat vastaavat tarpeita, ja samaan aikaan halutaan ohjata toimitilojen käyttäjien sekä toimitilapalveluiden käyttäytymistä, sekä auttaa heitä päivittäisessä tilojen käytössä ja huollossa, tilankäytön ja resurssien tehostamiseksi.
Työympäristön muutosprosessi ja sen osa-alueet
- Kipupisteen tunnistaminen: Ydinongelman tunnistaminen.
- Tavoitetilan määrittäminen: Mitä pitää muuttua, että tavoitetila saavutetaan? Mitkä ovat ne elementit, jotka ohjaavat muutoksen kohti tavoitetta?
- Tiedon keruu, raportointi ja analysointi: Määritetään ne vaikuttimet, joita tutkimalla ja mittaamalla saadaan analysoitua muutoksen avaimet. Henkilöstön osallistaminen tiedon tuottamiseen.
- Toimenpiteiden määrittäminen: Analysoitu tieto ohjaa muutokseen tarvittavien toimenpiteiden määrittämistä.
- Muutoksen jalkauttaminen ja muutostoimenpiteiden toteuttaminen: Mitä suurempi muutos, sitä tärkeämpää on seurata ja ohjata toteutumista. Henkilöstön sitouttamisella varmistetaan muutoksen onnistuminen.
- Seuranta ja jatkokehitys: Muutoksen onnistumista kannattaa mitata. Todentaminen voi tapahtua esimerkiksi haastattelulla, käyttöastemittauksella tai sähköisellä kyselyllä. Jatkokehityksen tarve ja toimenpiteet perustuvat tällöin kerättyyn ja analysoituun tietoon.
