20 vinkkiä tulevaisuuden työympäristöön

Työympäristöjen murros on edennyt vauhdilla muutaman edellisen vuoden aikana. Nyt toimistoilla uudelleenarvioidaan olemassa olevien tiloja, organisaatiokulttuuria ja toimintatapoja. Onnistuneen työympäristöuudistuksen avaimia ovat nykypäivän haasteiden tunnistaminen, mitattavien tavoitteiden asettaminen sekä tietoon pohjautuvat toimenpiteet. Me ISKUlla pyrimme jatkuvasti havainnoimaan ja tunnistamaan tulevaisuuden työympäristöjen tarpeita uusien tutkimusten keinoin. Tässä artikkelissa esitämme 20 vinkkiä, joiden me uskomme korostuvan tulevaisuuden työympäristöissä ja niiden uudistusprosesseissa.

20 vinkkiä

1. Jaa tilaa toiminnan mukaan. Huomioi toimistossa erilaiset toiminnalliset vyöhykkeet ja jaa tilaa toiminnan mukaan, kuten esimerkiksi hiljaiseen tilaan, yhteistyötä ja ideointia tukevaan tilaan, sidosryhmätapaamisille soveltuvaan tilaan sekä rentoutumiseen. Näin omat alueet tukevat erilaisia työtehtäviä parhaalla tavalla.

2. Työpisteiden määrää voi monitilatoimistoissa vähentää. Työn tekemisen pirstaloituminen useampaan sijaintiin muuttaa tilatarvetta. Yhteiskäyttöiset työpisteet ovat korvaamassa henkilökohtaiset työpisteet ja pienten palaveritilojen tai tiimityötilojen tarve kasvaa. Monitilatoimistoissa usein riittävät työpistemäärät ovat 60-70 % henkilöstön kokonaismäärästä.

3. Huomio myös yksilöiden tarpeet. Osalle henkilökunnasta monitilatoimisto ja yhteiskäyttötyöpisteet eivät välttämättä ole paras ratkaisu. Osa voi tarvita omaa lukittua kaappia esimerkiksi salassa pidettäville papereille.

4. Yksi kaluste, monta käyttötarkoitusta. Kalusteiden ei tarvitse olla vain yhtä käyttötarkoitusta varten. Jotta työympäristö muuntuu yrityksesi arjen mukana, valitse tuotteita, jotka ominaisuuksiltaan muuntuu moneen!

5. Tarpeeksi kalusteita oikeissa paikoissa. Mitoitus ja esteettömyys ovat toimistoissa tärkeitä tekijöitä: toimisto mahdollistaa turvallisen liikkumisen, oikean määrän kalusteita sekä riittävät etäisyydet. Tila myös ohjaa käyttäjää liikkumaan ja tilanjakajien avulla lisätään myös turvallisuutta.

6. Panosta monipaikkaisuuteen. Monipaikkainen työ on tuonut uusia haasteita toimistoon, kun osa porukasta on toimistolla ja osa etäyhteyden päässä. Tällöin tilan tulee tukea niin kalustukseltaan kuin tekniikaltaan monipaikkaisuutta ja tässä auttavat esimerkiksi pienet neuvottelutilat ja puhelinkopit.

7. Hyödynnä antimikrobisia kalusteita. Suurissa toimistoissa ja monitilatilatoimistoissa hygienian merkitys korostuu. ISKU:n antimikrobiset pinnat on testattu vallitsevien testistandardien kuten ISO 22196 mukaisesti. Tehokkuus on testattu useilla viruksilla, laajalla kirjolla erilaisia bakteereita ml. antibioottiresistentit kannat, homeella, sienillä, levällä sekä hiivalla. ISKU+ pinnat vähentävät yleisesti mikrobeja jopa 99,99 prosenttisesti.

8. Työympäristö rakentaa kulttuuria. Toimitila on edelleen tärkeä työkulttuurin rakentamisessa ja sosiaalisessa vuorovaikutuksessa. Toimistojen tulee olla viihtyisiä tiloja, jotka houkuttelevat ihmisiä kohtaamisiin. Tämä voidaan saavuttaa tarjoamalla palveluja, mukavuuksia, tekniikkaa ja tiloja, jotka yhdessä tarjoavat paremman käyttökokemuksen kuin etätyöpiste.

9. Luo elämyksiä arkeen. Toimistolle tullaan tapaamaan työkavereita ja nauttimaan yhdessä olosta. Miksi ette siis hankkisi esimerkiksi hauskaa Hangaroundia (kuvassa) yhteen neuvottelutilaan?

10. Panosta taukotiloihin yhtä paljon kuin työpisteisiin. Tai enemmän! Sosiaaliset kontaktit edistävät henkistä hyvinvointia. Etätyön vuoksi työyhteisöä yhdistävät ruoka- ja kahvitunnit ovat vähentyneet tai jääneet kokonaan pois. Näitä epämuodollisia keskusteluja ja henkilökohtaisia kohtaamisia kaivataan!

11. Selvitä, miten etätyöskentely sujuu. Etätyö on tullut jäädäkseen. Osa henkilökunnasta haluaa olla enemmän etänä ja osa vähemmän. Selvitä etätyökyselyn avulla selvität etätyöpäivien sujuvuutta, henkilöstösi tarvitsema tukea ja saat vastauksia etätyökulttuurin sovittamiseksi osaksi organisaatiosi arkea.

12. Muista huolehtia myös etätyöpisteiden ergonomiasta. Toimistotyössä olemme tottuneet hyvään ergonomiaan sähkösäätöisen pöydän ja hyvin säätyvän tuolin ansiosta. Etätyössä osa istuu ruokapöydän äärellä. Panostus työntekijöiden hyvinvointiin myös etätyössä on työnantajalta vahva merkki välittämisestä.

13. Toteuta kartoituskysely. Kartoituskyselyn avulla saat tiedon tarvittavasta tilatarpeesta, pohjan uuden suunnittelulle ja laite- sekä kalustevalinnoille. Samalla myös sitoutat henkilöstöä muutokseen ja saat työkaluja muutosjohtamiseen.

14. Osa toimistosta pilottitilaksi. Suuren toimiston uudistamisen voi aloittaa myös osissa. Pilottikokonaisuuden rakentaminen ja siellä erilaisten ratkaisujen testaaminen sekä työntekijöiden osallistaminen tuo toivottua näkemystä uudistukseen.

15. Työympäristöjohtaminen. Tilanteessa, jossa yrityksen toimintaan tai tiloihin kohdistuu muutospaineita, on asiantuntijoiden laaja-alainen näkemys usein tarpeen. Kartoittamalla olemassa olevat työntekemisen tavat ja niiden voidaan perustellusti määritellä ne muutoksen avaimet, joilla saavutetaan sekä toimivat fyysiset tilat että digitaalisen ja sosiaalisen työympäristön tavoitteet.

16. Sisustussuunnittelun ammattilaiset apunasi. ISKUlla on innovatiivinen porukka sisustussuunnittelijoita ja -arkkitehtejä, jotka ovat apunasi etsimässä parhaat ratkaisut organisaatiollesi.